Business management: l’importanza della gestione del tempo

Gennaio è tempo di buoni propositi, di obiettivi e di to do list da smarcare; tra le caratteristiche di un buon manager quella che non bisogna mai smettere di allenare e di implementare certamente è la gestione del tempo. Imparare a gestire il tempo è uno dei capisaldi del far impresa: l’imprenditore che non sa gestire il proprio tempo difficilmente potrà avere successo nel proprio business. Uno dei paradigmi più efficaci per imparare ad utilizzare il tempo nel miglior modo possibile è la “legge dei quattro quadranti” di Stephen Covey che ho illustrato attentamente anche nel mio libro “ImpresAbility”. Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta.

La legge dei quattro quadranti di Stephen Covey

Secondo Covey la gestione del tempo può essere divisa in quattro sezioni ciascuna delle quali rappresenta una determinata categoria di priorità per quanto riguarda le cose da fare. Allo stesso tempo, ogni quadrante include una serie di attività che vanno gestite in maniera diversa.

Ecco come rappresentarli:

Q1 = Crisi: urgente e importante

Q2 = Qualità: importante e non urgente

Q3 = Inganno: urgente e non importante

Q4 = Spreco: non importante e non urgente.

Il primo quadrante racchiude tutte le attività che non possono né devono essere rimandate in nessun caso: Riguarda tutto quello che ha davvero la priorità sul resto e che, dunque, va svolto o risolto subito (mancanza di corrente elettrica, assenza improvvisa di un dipendente per malattia e via discorrendo). Il secondo quadrante di Covey corrisponde alle questioni che non devono essere risolte nell’immediato, ma che sono comunque di grande importanza. In altre parole, ciò che è importante, ma non urgente. Si tratta di attività che non sono decisive a breve termine, ma che lo sono a lungo e medio termine.

Il terzo step è quello più insidioso: in esso si nascondono le attività urgenti in apparenza ma che, di fatto, non lo sono. Nell’ultimo quadrante del tempo trova posto tutto ciò che è inutile, che non è importante né urgente. Tuttavia, si tratta comunque di attività che assorbono il nostro tempo.

Aspirare sempre ad un tempo di qualità

Per chi svolge attività imprenditoriale il quadrante 2 è quello più importante, quello che dà qualità al nostro tempo, quello su cui bisogna concentrarsi: è il quadrante di chi ha una visione sul futuro, anticipa minacce e opportunità e mette in campo piani e progetti per prepararsi ad affrontare con successo il medio e lungo termine. In questo slot si trovano attività apparentemente meno importanti per la crescita aziendale dal punto di vista strettamente produttivo, ma vitali per riuscire ad operare per il business. Rientrano nel q2 la formazione, la lettura di libri, lo studio del marketing e dei processi e cosi via: attività importanti, ma non urgenti che ci permettono di pianificare e creare prodotti e metodi.

Come governare l’agenda per avere successo nel business

Per proteggere il nostro tempo e far sì che i nostri affari e la nostra work life balance procedano nel migliore dei modi, una buona pianificazione è all’ordine del giorno. Ecco perché una corretta gestione della propria rubrica si rivela fondamentale e occorre segnare in essa anche quelle attività che, in apparenza, non c’entrano con il business; si dice spesso di andare ad evidenziare prima il tempo libero e poi di evidenziare quello “occupato”. Ecco perché lo sport va riportato in agenda, i momenti con i figli anche, i corsi e via discorrendo.

“La rubrica ci salva dal q1 e dal q3 – si legge nel mio libro – noi dobbiamo avere il controllo del nostro tempo. Se noi abbiamo cura della nostra agenda insegneremo a dipendenti e collaboratori a fare altrettanto; anche in questo frangente saremo causativi e attiveremo un effetto domino positivo. Le riunioni vanno gestite: oltre all’ora di inizio bisogna sempre indicare anche un’ora di fine della stessa. Idem dicasi per i pasti. Programmare e pianificare il nostro tempo ci permetterà di attuare la delega e di lavorare per il business con sempre più efficacia”.