Amministrazione e procedure: il cuore del business

Un business, per funzionare nel migliore dei modi, deve avere la massima operatività su due fronti: amministrazione e procedure.

Avere efficienza dal punto di vista amministrativo è, infatti, conditio sine qua non per poter passare dal lavorare nel business all’operare per il business.

Come affermo nel mio libro, “ImpresAbility. Le abilità necessarie per fare impresa oggi” edito da Guida editori, un sistema amministrativo-contabile risulta adeguato se permette la completa, tempestiva e attendibile rilevazione contabile e rappresentazione dei fatti di gestione; la produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e per la salvaguardia del patrimonio aziendale; la produzione di dati attendibili per la formazione del bilancio d’esercizio. Chi dirige l’amministrazione di un’azienda? Il suo amministratore che ne dovrà curare e seguire ogni fase ed aspetto.  L’impresa è un’organizzazione, un insieme di processi e sistemi intrecciati tra loro, costituiti da una parte sociale rappresentata dalle risorse umane e da una parte tecnica e tecnologica. Aspetti fondamentali di cui l’amministratore deve tenere conto per attivare le corrette procedure ed organizzare l’azienda nel migliore dei modi.

Le procedure: il faro dell’amministrazione

Lo scopo di un buon ufficio amministrativo è quello di aumentare il valore del prodotto da offrire ai propri clienti; ecco perché ogni livello gerarchico aziendale si dota e si deve dotare di protocolli organizzativi specifici da seguire sempre alla lettera. Nulla in azienda può essere, infatti, lasciato al caso e all’improvvisazione. Ecco sette punti da seguire per ottenere efficienza dal punto di vista amministrativo attraverso le procedure che devo essere sempre scritte e protocollate:

1 – Dividere l’azienda in aree settoriali;

2 –  definire i ruoli, l’organigramma e i mansionari di ogni singolo settore;

3 – standardizzare i processi;

4 – affidarsi alla delega;

5 – gestire la comunicazione interna;

6 – definire e gestire gli obiettivi;

7 – sapere prevenire o gestire le variabili.

La suddivisione dei ruoli e la delega

L’organigramma gioca un ruolo fondamentale nella gestione amministrativa aziendale; ogni persona all’interno dell’azienda deve avere un ruolo definito ma, allo stesso tempo, deve cooperare con le altre figure professionali per raggiungere gli obiettivi aziendali. Dividere ruoli e compiti delimita il raggio d’azione di ogni soggetto e garantisce una maggiore produttività. In questo momento si attua la delega, la causatività e quel processo di autoresponsabilità interna che possiamo definire come accountability nei confronti della propria impresa. “A ciascuno il suo” verrebbe da dire, ed è proprio ciò che funziona nel migliore dei modi all’interno di un team di lavoro. Ruoli e compiti si definiscono sia grazie all’organigramma che con il supporto del mansionario aziendale. Il mansionario aziendale è un documento redatto dalla Direzione del Personale in cui vengono sintetizzati in forma scritta tutti quegli elementi che permettono ai singoli soggetti di lavorare in tranquillità e con la certezza di svolgere al meglio il loro compito.

L’importanza della definizione del budget

A livello gestionale e organizzativo un altro tassello vitale per l’impresa è quello del budget. Il budget è un programma aziendale organizzativo per i successivi dodici mesi che stabilisce nel dettaglio il “chi”, il “cosa” e il “come” fare per arrivare ad un determinato obiettivo. Il budget è fondamentale per realizzare una strategia e per non farla rimanere solo una dichiarazione di intenti. Molte aziende non fanno il budget. Alcune aziende fanno un budget limitato al conto economico fino al risultato operativo. Poche aziende strutturano un budget completo che riguarda non solo gli aspetti economici, ma anche quelli finanziari e patrimoniali. In questo caso si andranno ad esaminare anche le necessità di investimento, le modalità di le modalità di reperimento delle fonti di finanziamento, l’impatto in termini di interessi dei finanziamenti da attivare e le dinamiche di cassa.