Anche il Ceo va in vacanza: come ottimizzare la gestione del tempo in azienda

La gestione del tempo in azienda è un aspetto fondamentale per massimizzare la produttività e ottenere risultati efficienti. Una gestione efficace del tempo consente di organizzare le attività in modo strategico, ridurre gli sprechi e migliorare la qualità del lavoro svolto. Ecco perché sapere ottimizzare al meglio la propria giornata, la propria settimana, il proprio mese lavorativo permette anche al Ceo e ai vertici apicali aziendali di poter trascorrere vacanze serene con la propria famiglia senza che l’attività di impresa ne risenta. Ebbene sì: anche i titolari di impresa fanno le ferie e hanno del tempo libero a propria disposizione.

Gestione del tempo: cos’è e come efficientarla

Come si arriva dunque a quella libertà di cui parlavo poc’anzi? Attraverso sei “semplici” accorgimenti. Vediamoli insieme:

1. Pianificazione. Inizia la giornata con una pianificazione chiara delle attività da svolgere. Stabilisci priorità e assegna un tempo limite a ciascuna attività. Utilizza strumenti come liste di cose da fare, calendari o applicazioni di gestione del tempo per tenere traccia delle tue attività e dei tuoi impegni.
2. Delega. Non cercare di fare tutto da solo. Identifica le attività che possono essere delegate ad altri membri del team e affida loro le responsabilità appropriate. La delega ti permette di concentrarti sulle attività più importanti e di sfruttare le competenze degli altri membri del team.
3. Elimina le distrazioni. Riduci al minimo le distrazioni che possono interferire con la tua produttività. Questo può includere limitare l’accesso ai social media, impostare una politica di “porte chiuse” durante determinate ore o utilizzare applicazioni di blocco temporaneo per evitare di essere interrotto da notifiche o e-mail non urgenti.
4. Fai pause regolari. Anche se può sembrare “strano”, fare pause regolari durante la giornata di lavoro può effettivamente migliorare la produttività. Prenditi dei momenti per rilassarti, fare una breve passeggiata o fare esercizio fisico. Questo ti aiuterà a mantenere alti i livelli di energia e concentrazione.
5. Comunica in modo chiaro. Comunica con il tuo team e i tuoi colleghi in modo chiaro riguardo alle scadenze, alle aspettative e alle priorità. Assicurati che tutti abbiano una comprensione chiara delle attività da svolgere e dei tempi previsti.
6. Monitora e valuta. Tieni traccia del tuo tempo e valuta periodicamente come viene utilizzato. Identifica le attività che richiedono più tempo del previsto o che possono essere migliorate in termini di efficienza. Questo ti permetterà di apportare eventuali correzioni e ottimizzare la tua gestione del tempo.

Delega e fiducia nel team

Alle volte, però, la paura che qualcosa si inceppi nella macchina dell’ingranaggio è tale mettere il Ceo in difficoltà nella scelta e nella decisione di “abbandonare” la nave per alcuni giorni. 

Abbiamo visto che il processo di delega può venire in aiuto in questo senso, ma di certo il “passo” fondamentale per poter godere del proprio tempo libero in serenità è dato dalla fiducia nel team. E’ essenziale aver fiducia nella propria squadra altrimenti l’azienda ne risente sia in presenza dell’amministratore delegato che in sua assenza. Se le persone sanno che il loro “capo” si fida di loro e hanno libertà d’azione anche la produttività cresce ed il clima all’interno dell’impresa è più costruttivo. Ecco perchè mentre il Ceo è in vacanza potrebbe essere necessario ridurre al minimo l’accesso alle comunicazioni lavorative per consentire un adeguato riposo e relax. Questo può includere l’uso di risposte automatiche per le e-mail in arrivo o l’assegnazione di un punto di contatto designato per questioni urgenti. Cosa fare dunque prima di partire? Delegare le responsabilità a membri chiave del team o a ad altri dirigenti. Le questioni urgenti devono essere portate avanti anche in assenza del Ceo e l’organigramma stabilisce chi è destinato a sostituirlo in termini decisionali e operativi.

Per apprendere altre tecniche in merito alla gestione del tempo invito a leggere il mio libro “ImpresAbility” in cui affronto questo argomento inserendo anche le “istruzioni” per l’uso ad un importante strumento quale la matrice di Eisenhower.