Digitalizzazione dei processi aziendali, da dove iniziare

La digitalizzazione dei processi aziendali è un elemento fondamentale e strategico per le imprese che vogliono competere con successo in un mercato sempre più connesso e complesso.

Ottimizzando le operazioni, migliorando l’esperienza d’acquisto e riducendo i costi, le Pmi del nostro territorio potranno applicare un’efficienza produttiva significativa, incrementando la loro competitività e la loro attrattività.

In questo articolo vedremo assieme che cos’è la digitalizzazione dei processi aziendali, quali vantaggi genera nella struttura di una Pmi e quali step seguire per implementare correttamente tale strumento strategico.

CHE COS’E’ LA DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI AZIENDALI

La digitalizzazione dei processi aziendali è quell’insieme di attività volte a trasformare le operazioni aziendali in procedure gestite da strumenti innovativi, che permettono di ottimizzare l’efficacia e l’efficienza organizzativa.

Più semplicemente, possiamo definirla come l’integrazione di tecnologie digitali nei vari flussi operativi dell’impresa per renderli più efficienti, rapidi, automatizzati e gestibili.

Questo processo modifica l’approccio della guida aziendale, trasformando le operazioni tradizionali e analogiche in digitali, migliorando l’operatività dei collaboratori e riducendo i costi operativi di ogni funzione.

Inoltre, consente di semplificare la gestione dei dati e la comunicazione che avviene all’esterno (verso gli stakeholder) e all’interno tra i collaboratori e l’impresa (scopri l’importanza della comunicazione interna).

I benefici che la digitalizzazione dei processi aziendali apporta alla struttura di una Pmi sono:

• Un aumento della produttività, dovuto a una maggiore efficienza della produzione e all’automazione dei task che libera i dipendenti da attività ripetitive;
• Una riduzione dei costi, delle risorse impiegate e dei tempi produttivi, generata da attività più efficienti ed efficaci;
• Un migliore processo decisionale, dovuto a una raccolta e un’analisi dei dati in tempo reale;
• Una maggiore flessibilità e reattività dell’impresa e della sua produzione, che permette di adattarsi al cambiamento in modo proattivo;
• Un miglioramento dell’esperienza d’acquisto delle persone e dei servizi offerti;
• Un maggiore livello di sicurezza delle informazioni;
• Un’innovazione costante, che permette all’impresa di essere parte attiva dell’evoluzione del settore in cui opera.

Attraverso questa procedura, l’azienda non solo riesce a stare al passo con il cambiamento ma anche a diventarne promotrice, adattando rapidamente la sua struttura e i suoi processi e attraendo nuovi capitali e talenti interessati a un’impresa protagonista del mercato.

L’AVVIO ALLA DIGITALIZZAZIONE CON L’ANALISI DEI PROCESSI

Il primo passo per attivare la digitalizzazione è eseguire un’analisi approfondita che consenta di comprendere quali sono i processi cardine dell’attività, di individuare le inefficienze, di valutare l’impatto potenziale delle nuove tecnologie e di stabilire le priorità dell’intervento.

In questa fase si valutano tutte le azioni e i task implementati dalle varie funzioni, si individuano le operazioni da digitalizzare e da ottimizzare e si evidenziano i punti di forza e di debolezza dell’attuale situazione operativa.

Tutto ciò consente di avere un quadro completo dell’attività aziendale e della strategia da mettere in campo per rendere la struttura più flessibile e reattiva, attraverso le nuove tecnologie a disposizione.

Il percorso per dare avvio alla digitalizzazione dei processi aziendali si compone delle seguenti fasi:

• Mappatura dettagliata dei flussi di lavoro, che consente di comprendere come operano le varie funzioni e di prevedere eventuali criticità che possono emergere con i nuovi strumenti digitali;
• Individuazione dei cosiddetti colli di bottiglia e delle inefficienze operative che rallentano l’attività aziendale e creano una struttura statica e inadatta al cambiamento;
• Quantificazione dei costi e dei tempi dei task manuali, che potranno essere automatizzati e resi più efficienti, liberando i collaboratori;
• Valutazione dell’impatto potenziale delle nuove tecnologie, anche a livello di soddisfazione e di benessere dei dipendenti;
• Analisi delle competenze digitali dei collaboratori e definizione di un piano di formazione per acquisire le skill necessarie per le nuove tecnologie;
• Definizione degli obiettivi da raggiungere attraverso le nuove procedure operative digitali.

Grazie a questa analisi, la Pmi può fare una ricognizione delle procedure da digitalizzare e comprendere qual è il suo stato operativo attuale, quali attività vanno integrate con le nuove tecnologie e quali task rendere più rapidi ed efficaci.

In questo modo è in grado di definire il programma da seguire per la digitalizzazione dei processi e ottimizzare tale attività, rendendo la sua struttura ancora più efficiente e reattiva.

SELEZIONE DELLE TECNOLOGIE E IMPLEMENTAZIONE DELLA DIGITALIZZAZIONE

Definita la situazione di partenza dei processi da digitalizzare, il passo successivo è selezionare le tecnologie fondamentali per implementare l’innovazione e il cambiamento necessario per emergere nel mercato.

Software gestionali, intelligenza artificiale, cloud computing, piattaforme di collaborazione, sistemi di gestione documentale, sono solo alcuni degli strumenti che una Pmi può integrare nella propria struttura.

La scelta e l’integrazione delle tecnologie vengono definite in base alle informazioni raccolte nella fase di analisi: con i dati ottenuti l’impresa è in grado di prendere decisioni consapevoli e di individuare gli strumenti più adatti per la sua attività.

Ciò permette di entrare in contatto gradualmente con le tecnologie individuate e di integrarle rispettando i tempi della struttura aziendale e delle persone che lavorano all’interno delle varie funzioni.

Quest’ultimo aspetto è fondamentale per la riuscita stessa della digitalizzazione dei processi aziendali, in quanto i collaboratori formati e soddisfatti dei flussi di lavoro digitalizzati, consentono di aumentare la produttività della Pmi e di ridurre il turnover.

Inoltre, un’azienda con una struttura efficiente e digitalizzata è un’impresa che ricerca e implementa l’innovazione e mette al centro di ogni attività le persone e la loro crescita professionale e personale (te ne ho parlato nel dettaglio in questo mio articolo).

In Logcenter, io e mio fratello Antonio da alcuni anni abbiamo attivato la digitalizzazione dei processi aziendali, rendendo la nostra struttura flessibile, liberando i collaboratori da attività ripetitive e ottenendo una crescita esponenziale, che ci ha permesso di emergere nel mercato.

Un’evoluzione necessaria e strategica che ci ha consentito di diventare attori principali del cambiamento e di realizzare una continua innovazione, volta a generare benessere per la nostra comunità.

Scopri nel mio blog le news e le innovazioni che emergono nel mondo del management. E se vuoi saperne di più sulle competenze chiave per fare impresa nel domani, contattami!